Offre d'emploi
Inria

Le poste est rattaché à la Direction du Centre. L'assistante de service exerce ses missions au sein du pôle des assistantes de service du centre Inria de Saclay sous l'autorité hiérarchique de la déléguée à l'administration.

L’assistant(e) de service(s) apporte un support administratif aux responsables et aux membres des services. Il (elle) contribue à l’organisation de la vie des services et à la bonne application des règles budgétaires, financières, administratives et ressources humaines. Il (elle) facilite la communication avec l’ensemble des autres interlocuteurs de l’institut et les partenaires extérieurs.

Secrétariat
- Organiser les agendas et les déplacements en France et à l’étranger (transport, hébergement, ordre de mission, suivi des remboursements,…).
- Gérer le courrier et les mails, filtrer les appels téléphoniques,…
- Concevoir et assurer le suivi des tableaux de bord et des indicateurs. Analyser les données.
- Mettre en application les procédures administratives et financières : assurer une veille, appliquer et transmettre les informations aux personnes concernées.

Organisation et gestion administrative au sein de d'autres services

• Organiser et participer à des réunions ou à des actions évènementielles internes et externes : planification, logistique, accueil des visiteurs, comptes rendus, suivi des actions,…
  - Contribuer à l’élaboration du budget du ou des services, suivre les dépenses et procéder aux achats (étude des devis, respect des marchés, saisie des demandes d’achats et réception, approvisionnement en fournitures).
  - Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l’activité des services, voire à des activités de support à la direction par délégation.
  - Assurer la « mémoire des services » (classement, archivage papier et numérique,…).
  - Coopérer sur des activités spécifiques avec un(e) assistant(e) de direction et/ou un(e) autre assistant(e) des services.

Compétences :

Savoir-faire
- Maîtriser les techniques de secrétariat.
- Maîtriser les outils de bureautique et informatiques (Pack Office, internet, wiki, intranet, messagerie) ainsi que les outils spécifiques à l’institut.
- Disposer d’un anglais de niveau "utilisateur élémentaire" (A2) à "utilisateur indépendant" (B1) (source : Cadre européen commun de référence pour les langues).
- S’organiser en fonction des priorités de sa hiérarchie / du service.
- Planifier simultanément, organiser et assurer le suivi des dossiers et projets.
- Prendre des notes et rédiger des comptes rendus.
- Mettre en oeuvre les techniques de reporting.
- Concevoir, suivre et exploiter des tableaux de bord.
- Mettre en oeuvre les techniques budgétaires.
- Appliquer les procédures administratives.
- Constituer un fond documentaire et un réseau d’interlocuteurs.

Savoir-être
- Etre disponible et à l’écoute.
- Etre ouvert(e) aux autres et aux changements (savoir s’adapter à différentes personnalités et à différents modes de fonctionnement,…).
- Etre autonome (faire preuve d’initiative, avoir le sens des responsabilités).
- Travailler en équipe.
- Etre rigoureux(se).
- Respecter la confidentialité.
- Faire preuve de créativité et être force de proposition.